Lifestyle, Techno

Atasi Overload Pekerjaan dengan Menggunakan Aplikasi Manajemen Proyek Terbaik

Hai apa kabar? Gimana rasanya selama 2 tahun ini harus menjalani work from home? Jujur, aku sampai detik ini juga masih menerka-nerka alur kerja yang optimal saat dilakukan di rumah itu bagaimana. Tentunya hal ini menjadi sebuah tantangan besar dimana selama 5 tahun sebelumnya aku terbiasa menjalani rutinitas pekerjaan di kantor. Apalagi aku merupakan salah satu staf sebuah departemen yang membutuhkan menejemen waktu yang sesuai, bahkan bisa dibilang saat pandemi ini malah dipercepat semuanya karena WFH membutuhkan sistem kerja yang lebih efektif dan efisien. Yup pekerjaanku adalah report analyst and system development. Dimana pekerjaanku terbagi menjadi 2 yaitu operational based dan project based. So, aku membutuhkan sebuah aplikasi manajemen proyek terbaik untuk membantu pekerjaanku stay on the track.

Mengambil kutipan dari Albert Einstein, “Insanity is doing the same thing over and over again and expecting different results“. Bagiku sebuah pekerjaan yang dilakukan secara terus menerus dalam waktu yang lama dapat membuat seseorang merasa bosan sehingga dikhawatirkan menurunkan performanya. Oleh karena itu perlu dilakukan sebuah perubahan supaya pekerjaan tersebut bisa dilakukan lebih cepat, tepat dan meminimalkan kesalahan. Nah, ini yang sering digaungkan oleh atasanku dan juga trainer yang pernah mengajarkanku manajemen proyek, LOL. Tapi memang benar sih, dalam hidup pun kita kan harus selalu improve supaya lebih berkualitas dan tidak “gini-gini aja”.

Tahapan Merancang Manajemen Proyek

Proyek itu unique, ada pencapaian yang jelas, dan ada jangka waktu untuk menyelesaikannya. Proyek bisa muncul dari 2 hal yaitu karena adanya kekurangan dari proses sebelumnya sehingga perlu improvement  dan bisa juga adanya tujuan atau target baru, biasa disebut innovation. Nah untuk membuat sebuah manajemen proyek yang baik, terdapat beberapa tahapan yang sebaiknya dilakukan, yaitu :

  1. Idetifikasi , pilih permasalahan sesuai dan pilih skala prioritas untuk bisa menjalankannya
  2. Scope alias batasan, buat batasan sebesar apa proyek yang akan dibuat. Batasan ini menghindari proyek yang telalu melebar dan tidak tepat sasaran.
  3. Scheduling, membuat jadwal aktifitas. Buat jadwal sedetail mungkin dari awal hingga akhir proyek.
  4. Cost , hitung biaya atau budget yang dibutuhkan jika projekmu membutuhkan dana. Terdapat tambahan khususnya untuk proyek IT yang biasa aku kerjakan yaitu seberapa besar manfaat proyek jika sudah diimplementasikan yang biasa disebut ROI (Return of Investment)
  5. Resiko, seperti yang sudah dijelaskan bahwa project artinya sesuatu yang unique yang tidak biasa dijalankan sehari-hari , tentunya selalu ada resiko yang ditimbulkan. Hal itu perlu dicari kemungkinannya dari awal beserta solusi perbaikannya.
  6. Eksekusi & Evaluasi, setelah semua proses dijalanani maka proyek dapat dikerjaan sesuai target yang ditentukan, sesekali perlu melakukan evaluasi PDCA = Plan-Do-Check-Action bukan Plan-Do-Cancel-Again, wkwkwk.

Kriteria Aplikasi Manajemen Proyek Terbaik

Di era digital saat ini diperlukan sebuah aplikasi manajemen proyek untuk menghindari pekerjaan manual yang dapat menimbulkan kesalahan data dan ketidakefisienan aktifitas tim. Kriteria aplikasi manajemen proyek terbaik yaitu :

  • Mudah digunakan, sebuah aplikasi merupakan solusi untuk mengatasi aktifitas yang sebelumnya dilakukan secara manual, oleh karena itu kemudahan penggunaan menjadi kunci penting termasuk untuk aplikasi manajemen proyek. Aplikasi didesain menggunakan UI/UX yang mudah dipahami pengguna.
  • Tersedia beragam fitur, hal ini berkaitan dengan sifat proyek yang sangat kompleks sehingga dibutuhkan beragam pilihan fitur penunjang untuk mendapatkan hasil berupa laporan yang diperlukan untuk stakeholder.
  • Sesuai kebutuhan bisnis perusahaan, pada akhirnya sebuah aplikasi akan menjadi sangat bermanfaat apabila sesuai kebutuhan bisnis perusahaan, oleh karena itu aplikasi harus bisa customize untuk menjawab kebutuhan pengguna.

Salah satu aplikasi yang patut dicoba dalam menjalankan manajemen proyek secara online adalah Tomps.id.

Apa itu Aplikasi Manajemen Proyek Tomps dan Manfaatnya ?

Tomps adalah aplikasi manajemen proyek berbasis web dan mobile yang hadir karena kebutuhan akan kualitas, efektifitas dan kecepatan monitoring progres sebuah proyek. Tomps merupakan hasil inkubasi produk digital PT Telekomunikasi Indonesia dengan tujuan menciptakan “impactful project management ecosystem” di Indonesia dengan memaksimalkan potensi sumber daya yang ada. Dimulai sejak 2017, Tomps yang mengedepankan efesiensi dalam pengelolaan proyek semakin dipercaya berbagai pengembang dan semakin tumbuh menjadi solusi manajemen proyek digital di Indonesia.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Tomps

  • Proses Manajemen Proyek Yang Lengkap
    Tomps memberikan kemudahan dalam melakukan manajemen proyek di lapangan hanya dalam satu aplikasi mulai dari mengatur penjadwalan, perencanaan dan realisasi, hingga data investasi proyek.
  • Manajemen Inventaris
    Aplikasi Tomps dilengkapi fitur manajemen inventaris yang berguna untuk membuat laporan standar inventory, kegiatan logistik dan penggunaan material di lapangan
  • Penyimpanan Dokumen Digital
    Tomps menjamin kemudahan dan keamanan data eviden yang dapat di unggah dan unduh secara cepat karena data tersebut sudah diorganisir dengan baik oleh sistem digital Tomps
  • Menimalisir Penyimpangan (Fraud)
    Tomps menyediakan sistem manajemen proyek dengan nilai transparansi tinggi sesuai otorisasi dan kolaborasi untuk mencegah terjadinya penyimpangan proyek yang merugikan
  • Monitoring Data Secara Real Team
    Tersedia sistem online yang terintegrasi untuk memudahkan pengguna dalam memantau perkembangan proyek secara update atau real time dimana saja dan kapan saja bahkan melalui genggaman kita.
  • Efisiensi Sumber Daya
    Dengan menggunakan Tomps, pengguna dapat mengoptimalkan sumber daya yang ada sehingga tidak membuang-buang anggaran proyek.

Fitur Aplikasi Manajemen Proyek Tomps

Dashboard

Kita dapat memantau jalannya proyek secara otomatis dengan tampilan data dan grafik yang menarik. Bisa dilihat design product Tomps mememiliki UI/UX yang user friendly. Tomps dilengkapi all in one dashboard untuk melihat reporting secara keseluruhan seperti anggaran proyek, jadwal penyelesaian dan lokasi proyek yang terhubung dengan Geo-Maps.

Project Control

Terdapat fitur untuk membuat list projek dan tracking project yang terintegrasi secara online, fitur ini meningkatkan kolaborasi antar anggota tim proyek dan stakeholder sehingga memudahkan memantau kemajuan projek dalam satu klik. Terdapat fitur ringkasan proyek dan detail proyek yang bisa dibuat.

Report

Aplikasi manajemen projet Tomps dapat menampilkan status proyek dari hulu ke hilir dalam satu langkah. Kegiatan melacak data, perkembangan risiko, masalah dan perubahan pada proyek dapat dilakukan dengan mudah melalui ketersediaan data yang detail, transparan dan reak time.

Project Cost Control

Fitur ini berguna untuk mengelola penggunaan biaya proyek supaya tidak overrun. Biasanya pada proses manual penggunaan spreadsheet berpotensi terjadi penuhnya penyimpanan sehingga data tidak bisa tersimpat secara utuh dan merepotkan jika ingin melakukan kalkulasi dalam satu waktu. Tomps memiliki unlimited On-Cloud yang dapat memaksimalkan ruang penyimpanan dokumen.

Bisnis Proses Manajemen Proyek Menggunakan Tomps

Flow penggunaan aplikasi Tomps dalam majemen proyek cukup mudah yaitu :

  1. Entry Project Data
    Pada tahap ini kita harus menyiapkan data proyek seperti planning sekaligus menginisiasikannya dalam sistem Tomps. Kita dapat melakukan setting untuk work unit template, scheduling, budget plan, alur pengajuan approval, pembagian tim, otorisasi dan lain-lain.
  2. Update Status dan Eviden
    Di tahap ini artinya proyek sedang berjalan, anggota tim dapat dapat dengan mudah melaporkan update pekerjaannya beserta eviden dari pangan secara end-to-end, real-time, dan on cloud. Anggota tim dapat dengan mudah melihat jadwal dan detail pekerjaan selanjutnya sehingga proyek stay on the track, anti molor-molor club, hehe
  3. Review dan Report
    Langkah selanjutnya adalah melakukan review dan membuat laporan dengan menggunakan aplikasi Tomps. Terdapat berbagai jenis bentuk report yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari general report, summary report, project team performance, PO report, issue report, Gantt Chart sampa C-Curve. Semuanya bisa otomatis dibuat oleh sistem secara real-team dan transparan sesuai progress di lapangan.

Aplikasi manajemen proyek seperti Tomps ini sangat membantu pekerjaan yang selama ini aku lakukan. Mungkin bukan hanya pekerjaanku sebagai system development dimana proyek yang dihasilkan pun berupa sistem aplikasi tapi juga pekerjaanku sebagai freelance blogger. Fitur yang ada dalam aplikasi Tomps ini memudahkanku dalam memantau progres draft postingan terutama yang memiliki nilai kerjasama dengan brand seperti endorsment atau paid review. Kemudahan akses melalui mobile phone juga menjadi pertimbangan penting dalam memilih aplikasi manajemen proyek, untuk mencoba aplikasi ini tersedia demo product yang dapat diakses secara gratis melalui link berikut https://tomps.id/#demo . Berikut keistimewaan aplikasi Tomps yang mungkin bisa dijadikan pertimbangan jika kamu ingin mengajukan pengadaan aplikasi manajemen proyek ke atasanmu. Semoga tulisan ini membantu !

(20) Comments

  1. Keren ya ada Tomps ini

    Jadi sekarang manager bisa pake aplikasi manajemen proyek

    Jadi bisa terjamin kualitas, efektifitas dan kecepatan monitoring progres sebuah proyek.

    1. Aplikasi Tomps ternyata bisa juga ya digunakan untuk pekerjaan lain, seperti ngeblog.
      Kalau kerja profesional sebagai guru bisa jugakah? Hm, jadi penasaran deh.

  2. Bagus juga ada aplikasi manajemen proyek. Bisa-bisa pekerjaan lebih mudah teratur dan dikontrol secara sederhan.

  3. Nchie Hanie says:

    Fitur2nya Tomps ini simple yaa, memberikan kemudahan dalam melakukan manajemen proyek di lapangan hanya dalam satu aplikasi mulai dari mengatur penjadwalan, perencanaan dan realisasi, hingga data investasi proyek.
    Makin nyaman nih mengelolanya ga pake ribet yaa.

  4. Ya Allah aku baru tau ada aplikasi sekece ni mbak. Sangat membantu pekerjaan ya. Jadi lebih terorganisir krn smua data tersimpan rapi dan target bisa terpenuhi ya. Keren dej

  5. Kalau baca penjabarannya aplikasi tomps ini
    relahmtelah berbagai fitur bermanfaat selain itu penggunaan cukup mudah untuk dikelola. Jadi semakin membuat pekerjaan menjadi lebih efisien

  6. Di zaman teknologi udah maju tentu aplikasi yg menunjang manajemen proyek wajib ada. Jadi proyek pun bisa dikerjakan sesuai perencanaan. Terhindar dari overload juga kan.

    1. Ooh jadi aplikasi ini bisa buat managing blogging juga ya? Harus banget coba dowload sih, karena aku terkendala jadwal posting karena urusan dunia nyata, hihihi. Mau belajar banget, langsung coba download habis ini

  7. aku terbiasa menggunakan to do list setiap hari saat hendak memulai pekerjaan, namun sekarang ada aplikasi manajemen proyek yang bisa lebih memudahkan kita dalam mengatur pekerjaan setiap harinya

  8. Kerja di era digital ini banyak sekali kemudahan yang didapat, salah satunya tersedia banyak macam aplikasi sesuai kebutuhan. Kalau aplikasinya seperti Tomps kayak gini serasa punya asisten pribadi. Bisa diawasi dan dipantau juga nih proyeknya. Keren

    1. Keren ya Aplikasi tomps ini, ngebantu banget buat yg emang gak bisa ngatur proyek, apalagi proyeknya banyak pasti butuh yg bisa memanage…

  9. Ruli retno says:

    Sebenarnya istilah2 manajemen yg ditulis diatas itu terasa asing bagiku karena tidak bergelut di dunia tsb. Tapi kalo ada cara yang mudah dalam mengoperasikannya, tentu menarik banget dicoba ya. Jadi orang2 yg awam kaya akupun jadi bisa belajar pake juga

  10. Alhamdulillah dengan menggunakan aplikasi Tomps ini pekerjaan Mbak Mirna sebagai system development jadi terbantu ya. Salut sama orang² kreatif dan inovatif yang telah membuat aplikasi manajemen proyek tsb. Di situasi seperti sekarang pekerjaan jadi lebih mudah.

  11. Walaupun WFH tetap bisa berkoordinasi dengan baik ya antar la anggota tim karena ada Tomps yang progresnya real time dan detail..

  12. waah bisa digunakan untuk mereka yang mengelola komunitas atau club nih. Jadi setiap ada proyek bisa dikelola lewat Tomps ya.

  13. Keren nih ada aplikasi tomps. Menurutku era digital begini orang-orang memang lebih tertarik apa-apa menggunakan aplikasi lebih simple apalagi didukung dengan fitur-fitur yang komplit ya.

    1. Kapan hari aku sempat heboh sendiri karena gak nulis jadwal kerjaan. Kapok dan akhirnya lebih teliti. Buat pekerja, Aplikasi kaya gini pasti bantu banget. Jadi memang tetap di jalur dan kerjaan bisa mudah selesai

  14. Baru tahu kalau aplikasi manajemen proyek seperti Tomps ini enggak hanya sangat membantu pekerjaan terkait proyek tapi profesi lainnya seperti freelance blogger dan lainnya. Pasti makin cepat kelar ya jadinya

    1. Rara Adindarara says:

      Aku baru tahu nih adanya aplikasi manajemen proyek ini tentunya bisa sangat membantu banget ya apalagi buat freelance bisa buat pakai ini yang mendapatkan proyek itu

  15. senangnya hidup di era digital seperti ini ya gini ya mbak
    banyak sekali aplikasi yang semakin memudahkan pekerjaan kita.
    Salah satunya ya TOMPS ini
    mencegah overload pekerjaan

Leave a Reply

%d bloggers like this: